Event Workforce
Menu
Inloggen Demo aanvragen

Planning, klokken en uren voor je hele crew.

Van de eerste shift op de opbouw tot de laatste uren na afbouw: één plek waar de planning staat, waar de crew inklokt, en waar de uren kloppen.

Demo aanvragen Inloggen

Een eventdag, 06:00 tot 04:00

  • Geklokt
  • Gepland

Nu loopt het via een spreadsheet, een klembord en een appgroep.

De planning staat in een spreadsheet die niemand meer durft aan te raken. Drie versies verder weet niemand nog welke shift van wie is, of wie de laatste wijziging deed.

Bij de ingang staat iemand met een klembord. Wie er om zes uur 's ochtends echt stond, blijkt pas als dat papier terugkomt. Áls het terugkomt, en als het handschrift leesbaar is.

Wijzigingen gaan via een appgroep met tweehonderd mensen erin. Wie het bericht mist, staat morgen op de verkeerde plek.

De uren komen een week na afbouw binnen, per crewbedrijf anders opgeschreven, en dan mag iemand ze overtypen voor de verloning. Elke typefout betaal jij, of je medewerker.

Event Workforce vervangt alle drie door één systeem.

Hoe het werkt

Het volgt de eventdag zelf: je plant vooraf, de crew klokt op het terrein, en na afbouw liggen de uren klaar.

VoorafWeken tot dagen voor het event

Zet het event neer met de functies die je nodig hebt, zoals bar, entree, op- en afbouw en security. Plan er shifts onder en vul ze met je eigen mensen of met crew van je crewbedrijven.

Planning en bezetting
Zie per dag welke shifts nog open staan, welke deels ingevuld zijn en welke rond zijn. Per crewbedrijf, per functie, per dag.
Crewbedrijven en rechten
Elk crewbedrijf ziet zijn eigen mensen en niemand anders. Wie wat mag, zet je per rol.
Accreditatie
Wie is ingepland en aangemeld, is bekend bij de crewingang. Wie er niet op staat, komt er niet in.
Twee crewleden aan het werk onder de truss

Op de dag06:00 tot 04:00

De crew klokt in en uit op het terrein, op de eigen telefoon of op een vast punt, en pauzes worden meteen bijgehouden. De tijden landen direct waar de uren gecontroleerd worden.

Werkt ook zonder bereik
Op een festivalterrein of in een volle hal valt het netwerk weg, en dat is precies het moment waarop er geklokt wordt. De app werkt door en synchroniseert zodra er weer verbinding is.
Zie wie waar staat
Je bars en posten op de plattegrond van het terrein, met wie er nu daadwerkelijk staat. Zo weet je waar je iemand vandaan haalt als er ergens een gat valt.
Een barmedewerker schenkt drankjes aan de bar op het terrein

Na afbouwDirect na afloop

Loop de geklokte uren na, corrigeer wat gecorrigeerd moet worden, en exporteer naar CSV of Excel voor de verloning en de facturatie. Niemand hoeft iets over te typen.

Direct accorderen
Accordeer de uren meteen na het event. Zodra ze geaccordeerd zijn, worden ze aangeboden aan wie ze aangaan: de medewerker zelf, of het crewbedrijf dat de medewerker leverde.
Audit log
Alles wat er verandert staat met naam en tijdstip in de audit log. Komt er later een discussie over uren, dan ligt het antwoord er al.
Crew bouwt bij zonsondergang een podium op

Van inklokken tot factuur, zonder dat er iets heen en weer gaat.

De uren worden op het terrein meteen goed geklokt, dus ze hoeven achteraf niet meer rond ter controle. Wat geklokt is, klopt, en kan dezelfde dag gefactureerd worden.

Volgens de Arbeidstijdenwet
Pauzes, diensttijden en rusttijden worden bij elke dienst gecontroleerd. Wat niet klopt, zie je voordat het een probleem wordt.
Direct factureren
Geen urenbriefjes die ter controle heen en weer gaan. De geklokte uren zijn de uren op de factuur, per opdrachtgever, event of crewbedrijf.
Volledig aanpasbaar
Heeft je cao andere pauze- of rustregels, of wil je een eigen factuurindeling? Dat stellen we in.
Sanne, bar Voorbeeld van één dienst
  1. Ingeklokt bij de crewingangOp haar eigen telefoon, ook zonder bereik.
  2. Pauze tot 19:00Na 5,5 uur werk is 30 minuten pauze verplicht.Pauze voldaan
  3. Uitgeklokt9 uur en 3 minuten gewerkt, pauze niet meegerekend.Binnen 12 uur per dienst
  4. Rust geplandHaar volgende dienst kan op z'n vroegst morgen om 10:31 beginnen.11 uur rust
  5. Geaccordeerd, direct na afloopDe leidinggevende accordeert de uren meteen na het event. Geen urenbriefjes, geen wachten tot maandag.
  6. Aangeboden aan Sanne of haar crewbedrijfGeaccordeerde uren gaan direct naar wie ze aangaan: de medewerker zelf, of het crewbedrijf dat haar leverde. Dezelfde uren staan klaar voor verloning en factuur.

In de browser, op de desktop, en als app op Android en iOS.

Download voor Windows Download voor macOS

Windows 10 of nieuwer, macOS 12 of nieuwer.

Prijzen

Prijs op aanvraag.

Geen event is hetzelfde: het aantal crew, het aantal dagen, het aantal terreinen en wat er op maat moet. Daarom krijg je een prijs die past bij jouw situatie, niet een pakket waar je omheen moet werken.

Prijs aanvragen

Even sparren over je event?

Heb je vragen, wil je een demo, of wil je gewoon even sparren over je event? Laat het weten via het formulier, of neem rechtstreeks contact op.

info@eventworkforce.nl +31 6 41 51 26 46