Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 7 september 2026

Deze voorwaarden horen bij elke overeenkomst die The Dutch Crew B.V. sluit over het gebruik van Event Workforce. Ze staan hier in gewoon Nederlands, omdat een voorwaarde die niemand leest ook niemand helpt.

1. Definities

Event Workforce: Het product: de webapplicatie op app.eventworkforce.nl, de bijbehorende apps voor desktop, Android en iOS, en deze website.
Wij, ons: The Dutch Crew B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90465954, gevestigd op Hornweg 64, 1044 AN Amsterdam.
Klant: De organisatie die met ons een overeenkomst sluit over het gebruik van Event Workforce.
Gebruiker: Iedereen die met een eigen account in de omgeving van de klant werkt: planners, leidinggevenden, crewbedrijven en crew.
Crewbedrijf: Een bedrijf dat via de klant crew levert, en dat in het systeem alleen zijn eigen mensen ziet.
Overeenkomst: De afspraak tussen ons en de klant waar deze voorwaarden bij horen, inclusief de offerte en de verwerkersovereenkomst.

2. Wat de dienst is

Event Workforce is software waarmee een klant zijn events plant, zijn crew inroostert, die crew laat in- en uitklokken, en de gewerkte uren controleert en exporteert. Wij leveren die software als dienst: de klant krijgt toegang tot een omgeving die wij draaien en beheren, en hoeft zelf niets te installeren of te onderhouden.

Wij leveren software, geen mensen. Wij zijn geen uitzendbureau en geen bemiddelaar. Wie er voor de klant werkt, wat die persoon verdient en onder welke afspraken hij werkt, is een zaak tussen de klant, het crewbedrijf en het crewlid. Wij zijn geen partij bij die afspraken en ook niet bij de verloning.

Wij ontwikkelen het product door: er komen functies bij en bestaande functies veranderen. Halen wij iets weg waar een klant duidelijk op leunt, dan melden wij dat vooraf en op tijd.

3. De overeenkomst

De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de klant onze offerte schriftelijk aanvaardt — een e-mail is voldoende — of, als dat eerder is, op het moment dat wij op zijn verzoek een omgeving voor hem in gebruik geven.

Deze voorwaarden horen bij die overeenkomst. Staat er in de offerte iets anders dan hier, dan geldt wat er in de offerte staat. Inkoopvoorwaarden van de klant gelden niet, tenzij wij ze uitdrukkelijk en schriftelijk hebben aanvaard.

De overeenkomst loopt voor de periode die in de offerte staat: voor één event, voor een seizoen, of voor een periode die we op maat hebben afgesproken.

4. Accounts

Elke gebruiker werkt onder een eigen account. Accounts worden niet gedeeld. Dat is geen formaliteit: het systeem legt bij elke wijziging vast wie hem maakte, en op een gedeeld account is dat niets waard.

De klant bepaalt wie een account krijgt en wat iemand daarmee mag. Wie wat mag zien en wijzigen, is per rol ingesteld, en die rollen beheert de klant zelf. De klant trekt een account in zodra iemand niet meer voor hem of voor een van zijn crewbedrijven werkt.

Inloggegevens zijn persoonlijk en worden niet doorgegeven. Denkt de klant dat iemand anders bij een account kan, dan trekt hij het account in en meldt hij dat bij ons via info@eventworkforce.nl.

Een account is bedoeld voor een mens die met het systeem werkt. Wil de klant het systeem geautomatiseerd uitlezen of koppelen aan iets anders, dan spreken we dat vooraf samen af.

5. Waar de klant voor verantwoordelijk is

De klant is verantwoordelijk voor:

De juistheid van de uren. Het systeem legt vast wat er geklokt wordt en wat daar later aan gecorrigeerd wordt. Of een geklokt uur ook een gewerkt uur is, kunnen wij niet zien en controleren wij niet. Wat er uiteindelijk verloond wordt, controleert en accordeert de klant zelf voordat hij exporteert.
De rechtmatigheid van de persoonsgegevens die hij invoert. De klant zorgt dat hij die gegevens mag verwerken, dat de mensen om wie het gaat weten dat het gebeurt, en dat hij niet meer gegevens invoert dan hij werkelijk nodig heeft.
Het veilig houden van inloggegevens, en het intrekken van accounts van mensen die er niet meer bij horen.
Wat hij zelf in het systeem zet: projectnamen, e-mailteksten, bestanden en foto's.

Gaat er iets mis doordat een van deze dingen niet klopt, dan komt dat voor rekening van de klant.

6. Beschikbaarheid en onderhoud

Wij doen ons best om het systeem draaiende te houden, maar wij beloven geen percentage. Er is geen uptimegarantie en er staan geen boetes op uitval. Wie zoiets nodig heeft, moet dat apart met ons afspreken; wij zetten het niet in deze voorwaarden om het daarna niet waar te kunnen maken.

Wat wij wel doen: het systeem draait op één omgeving die wij actief beheren, en een storing pakken wij op zodra wij ervan weten. Een storing meld je bij ons via info@eventworkforce.nl of +31 6 41 51 26 46.

Onderhoud plannen wij zo veel mogelijk buiten de momenten waarop er geklokt wordt, dus niet tijdens een lopend event. Maakt onderhoud het systeem een tijd onbereikbaar, dan waarschuwen wij vooraf. Bij een noodreparatie of een beveiligingsprobleem kan dat niet altijd.

De apps blijven klokken als het netwerk op een terrein wegvalt en synchroniseren zodra er weer verbinding is. Dat vangt een deel van de problemen op, maar niet alles: ligt het systeem zelf stil, dan komen de uren pas binnen als het weer draait.

7. Prijzen en betaling

Wat de klant betaalt, staat in de offerte: per event, per seizoen, of een prijs op maat. Alle bedragen zijn exclusief btw, tenzij er uitdrukkelijk iets anders bij staat.

Facturen moeten binnen [betalingstermijn] betaald zijn.

Betaalt de klant niet op tijd, dan sturen wij eerst een herinnering met een redelijke termijn om alsnog te betalen. Blijft betaling daarna uit, dan mogen wij de toegang tot het systeem opschorten. Wij doen dat niet tijdens een lopend event: een uur dat niet geklokt kan worden, is niet meer in te halen. Tijdens een opschorting blijven de gegevens van de klant gewoon staan.

Wij mogen onze prijzen wijzigen voor een volgende periode, niet voor een periode die al loopt. Wij melden een prijswijziging ten minste [termijn] voordat die nieuwe periode begint.

8. Aansprakelijkheid

Wij zijn aansprakelijk voor schade die het directe gevolg is van een fout van ons. Die aansprakelijkheid is per gebeurtenis en over een heel jaar samen beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden vóór de schade aan ons heeft betaald.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade: gemiste omzet, gemiste besparingen, reputatieschade, of schade die ontstaat doordat gegevens die de klant zelf heeft ingevoerd of geaccordeerd niet klopten.

Deze beperking geldt niet als de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant.

De klant meldt schade bij ons binnen [termijn] nadat hij die heeft ontdekt, of nadat hij die redelijkerwijs had kunnen ontdekken. Doet hij dat later, dan vervalt zijn aanspraak.

9. Persoonsgegevens

In het systeem staan persoonsgegevens van crew. Voor die gegevens is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker: wij verwerken ze alleen in opdracht van de klant en nooit voor onszelf.

Bij de overeenkomst hoort daarom een verwerkersovereenkomst. Daarin staat wat wij met die gegevens mogen doen, welke andere partijen wij daarbij inschakelen, hoe wij ze beveiligen, en wat er gebeurt als er onverhoopt een datalek is. Spreekt die overeenkomst dit artikel ergens tegen, dan gaat de verwerkersovereenkomst voor.

Wat wij doen met gegevens die via deze website binnenkomen, staat in onze privacyverklaring.

10. Looptijd, opzegging en de gegevens daarna

De overeenkomst eindigt aan het einde van de afgesproken periode, tenzij de klant en wij samen afspreken hem te verlengen. Er zit geen stilzwijgende verlenging in.

Wil de klant er bij een overeenkomst voor een seizoen of langer tussentijds mee stoppen, dan kan hij schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van [termijn]. Wat er voor de lopende periode al betaald is, wordt niet terugbetaald.

Wij mogen de overeenkomst beëindigen als de klant na een herinnering en een redelijke termijn nog steeds niet betaalt, of als hij het systeem gebruikt op een manier die in strijd is met de wet of met deze voorwaarden.

Na afloop kan de klant zijn gegevens meenemen: de geklokte uren gaan als CSV of Excel het systeem uit. Wij houden de omgeving daarvoor nog [termijn] na het einde van de overeenkomst beschikbaar. Daarna verwijderen wij de gegevens van de klant. Wil de klant dat ze eerder weg zijn, dan doen wij dat op zijn schriftelijke verzoek.

11. Wijziging van deze voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Voor een overeenkomst die al loopt gaat een wijziging pas in nadat wij hem hebben gemeld, en niet eerder dan [termijn] na die melding.

Is een wijziging in het nadeel van de klant en kan hij er niet mee leven, dan mag hij de overeenkomst opzeggen tegen de dag waarop de wijziging ingaat. Bovenaan deze pagina staat wanneer wij deze voorwaarden voor het laatst hebben bijgewerkt.

12. Nederlands recht en de bevoegde rechter

Op de overeenkomst en op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

Komen wij ergens niet uit, dan proberen wij het eerst samen op te lossen; een telefoontje naar +31 6 41 51 26 46 is bijna altijd sneller dan wat dan ook. Lukt dat niet, dan leggen wij het geschil voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar wij gevestigd zijn.